Problemer kan oppstå fordi de samme regler skal gjelde for kjøp av kopipapir, kranbiler og kommunikasjonstjenester, men behovet som skal dekkes har egentlig ingen likhetstrekk.

Enhver anskaffelsesprosess er todelt. Først skal det vurderes om leverandørenes kvalifikasjoner er tilstrekkelige til å sikre kontraktsoppfyllelse. Resultatet av kvalifikasjonsvurderingen er binær; leverandøren er enten kvalifisert eller ikke kvalifisert og det er kun kvalifiserte leverandører som får sine tilbud evaluert.

Når oppdragsgiver så skal velge mellom tilbudene gjøres det på grunnlag av en vurdering enten av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige eller utelukkende på bakgrunn av hvilket tilbud som har lavest pris. Ved vurderingen av hva som er økonomisk mest fordelaktig kan det ikke benyttes kriterier som ble brukt under kvalifikasjonsvurderingen, fordi disse ikke vil være egnet til å utpeke det beste tilbudet. Dette er enkelt å forstå ved kjøp av kopipapir: Først vurderes det om leverandøren har likviditet, produksjonskapasitet osv for å kunne levere. Deretter vurderes det om tilbudt papir er billigst.

Annerledes blir det ved kjøp av kunnskapstjenester. Her vil det være naturlig å stille krav om en viss kompetanse som må oppfylles for at leverandøren skal få anledning til å levere tilbud. Det kan være utdanning, erfaring, referanseprosjekter o.l. Men kompetanse kan også være avgjørende i forhold til innholdet i leveransen. Dersom det ikke skal være anledning til å vektlegge kompetanse ved vurderingen av tilbudene vil situasjonen lett bli at oppdragsgiver må legge avgjørende vekt på pris fordi det blir stående igjen alene eller kanskje sammen med oppgaveforståelse dersom det er et tildelingskriterium.

Det er derfor en åpning for å tillegge kompetanse vekt også i tildelingsvurderingen, men da må det knyttes til tilbudt personell og ikke til byrået som sådant. Under kvalifikasjonskravene vurderes da generelle forhold ved leverandøren, mens man under tildelingskriteriene ser på mer oppdragsspesifikke forhold ved personellet som skal utføre oppdraget.

En ytterligere utfordring for kommunikasjonsbransjene er hovedregelen i anskaffelsesregelverket om bruk av anbudskonkurranser. Denne konkurranseformen avskjærer dialog mellom partene etter at tilbudsgrunnlaget er sendt ut og frem til kontrakt er inngått. Det er kun anledning til å foreta enkle avklaringer underveis. Kjøp av kommunikasjonstjenester uten bruk av kommunikasjon må vel kunne betegnes som en selvmotsigelse.

Heldigvis åpnes det for bruk av forhandlinger dersom kontraktsverdien er mindre enn kr 1.000.000 for statlige anskaffelser og kr 1.550.000 for alle andre offentlige anskaffelser. Men også over disse verdiene kan forhandlinger være en mulighet og adgangen vil bli utvidet med nytt regelverk som trer i kraft i januar 2016. Når oppdragsgivere likevel velger "armlengdes avstand-transaksjoner" kan det utelukkende skyldes to årsaker; manglende evne eller manglende vilje. Enten forstår ikke oppdragsgiverne hvilke muligheter som finnes eller så mangler de mot til å gå nye veier.

Forhandlinger innebærer at partene kan diskutere alle sider ved tilbudet, så som idéer, oppgaveforståelse, tilnærming til løsning, fremdrift og pris. Men også forhandlinger har klare utfordringer. Ikke minst må leverandøren kunne forvente at oppdragsgiver er lojal og ikke misbruker kunnskap om løsninger og ideer som kommer frem under de lukkede forhandlingene.

Avslutningsvis er det viktig å påpeke at en anskaffelse ikke blir vellykket dersom oppdragsgivere avskjærer at leverandørene får konkurrere om å tilby de best tilpassede løsningene for oppdragsgivers behov. Dette er dessverre ofte hovedregelen og årsaken er å finne i hvordan anskaffelsene blir gjennomført og er ikke et resultat av begrensninger i regelverket. Oppdragsgivere etterspør ikke en løsning på et behov, men derimot en beskrevet tjeneste. Leverandørene får dermed ikke mulighet til å konkurrere om den beste løsningen, fordi leveransen allerede er definert. Enda verre kan det bli dersom oppdragsgiver ikke vil innse at forutsetningen for å oppnå ønsket resultat er kjøp av kunnskap som man selv ikke besitter, men likevel velger å gjennomføre anskaffelsen som utelukkende kjøp av mer kapasitet.

Dette innlegget ble publisert hos kampanje.no 20. november

Kontaktperson Tore Frellumstad

tore.frellumstad@abelia.no

+47 23 08 80 92