Fakta om møteappen:

Bak Møteappen står Start Now Coaching og Ann Elin Schüssel, som har vært medlem i Abelia i mange år. Hun etablerte sammen med Ine Thereze Gransæter, MyPocket Academy i fjor, www. mypocket.no og de skrev boken "Bli kvitt møtehelvetet" sammen. Versjon 1.0 av møteappen, Mypocket.Meeting er en såkalt bedriftsapp og er klar for testing i noen utvalgte bedrifter. Versjon 2.0, Meetology kommer ut på markedet på nyåret.

Dette sparer du:

- En bedrift jeg jobber for kuttet møtetiden med ca 20 % på 3 måneder uten at det gikk utover kvaliteten. Snarere tvert i mot! 45 min istedenfor 1 timer. Og 25 min istedenfor 30 min. Og 1 time og 15 min på et tredje møte istedenfor 1,5 timer. Bare på dette grepet alene kutter bedriften ca kr. 300.000,- i potensielt bortkastede lønnsmidler (timesats kr. 400) knyttet til disse møtene, sier Schüssel.
I denne bedriften har de 4.066 timer i møter per år, interne og eksterne. Mitt inntrykk er at dette ikke er spesielt høyt. Legger du til grunn av minst 40 % av tiden i møter er bortkastet er det kr. 975.840,- som flyr ut av vinduet til ingen nytte.

Den største tidstyven

Ann Elin Schüssel var den første i Norge med tittelen coach, og har gjennom en årrekke coachet ledere og medarbeidere som alle på et eller annet nivå sliter med å få tiden til å gå opp og arbeidsoppgaver utført. – Nå tar vi tak i en av hovedutfordringene som jeg har identifisert over tid, sier Schüssel, nemlig møtene. Det er for enkelt å kalle inn til et møte. Skal du bruke av andres tid, må du ha en plan for møtet du kaller inn til og stille krav til leveranser fra møtedeltakerne. Ikke alle møter er beslutningsmøter, men det skal fremgå i en klar møteagenda hva som er forventet av involvering og bidrag. I en ideell verden er det ikke lov å gå i et møte uten å bidra – da er det enten slik at du har blitt kalt inn til feil møte eller at du ikke har gjort hjemmeleksen din før møtet, sier Schüssel.

Møteforbedring måtte til

En som har erfart dette er Steffen Brørby HR-direktør i Orkla. Da Sætre, Kims og Nidar slo seg sammen til ett selskap i 2013 måtte det organisasjonsendringer til. – Vi har mye å hente på møteforbedring, sier Brørby. Vi jobber med mange produkter og har mange transaksjoner som må koordineres hver eneste dag. Dette arbeidet genererer mange møter. – I samarbeid med Schüssel ble det fort tydelig at et av områdene vi skulle jobbe sammen om var møteforbedring, sier han. Dersom man går gjennom antall møter som finner sted i organisasjonen og hvor mye tid disse møtene tar – og hva de faktisk fører til vil man se at man kan få utført det samme på mye kortere tid – dersom man blir flinkere på å forberede seg, sier han. Schüssel skyter inn at man må bli mye flinkere til å stille spørsmål ved om man trenger å være med på hele møtet. I mange tilfeller holder det at man kommer inn og leverer det man skal og så går ut igjen, sier hun. Dermed får du frigjort dyrebar tid til andre arbeidsoppgaver.

Brørby trekker frem de tre viktigste tingene Schüssel og møteappen har hjulpet dem med:

1. Økt bevissthet om møtets verdi og hensikt
2. Når du må bedømme møtet sier det også noe om deg selv og egen innsats, hvor delaktig og ansvarlig man er
3. Vi klarer å ta tydeligere beslutninger og prioritere aktivitetene våre bedre enn vi gjorde før vi begynte med dette

I en moderne verden der vi ikke bare må jobbe fortere og fortere, men smartere, er bedre og mer effektive møter et utrolig viktig grep, sier Schüssel. At ny teknologi kan hjelpe oss med dette i mye større grad enn den gjør i dag er jeg overbevist om. Vår app er bare starten på en ny bølge av arbeidslivsapper, sier hun.